Вкладыш в трудовую книжку как оформить, образец

Вкладыш выдается работнику, если закончился любой из ее разделов или свободное место для того, чтобы вносить записи, отсутствует. Вшивать его нужно между обложкой и последней страницей. Покупать новые бланки может юридическое лицо либо его представитель на основании доверенности. Сотруднику документ выдает работодатель, после чего с владельца взимается его стоимость.

Вкладыш в трудовую книжку как оформить: инструкция по заполнению

Оформление приложения регулирует Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним 2016 год. В ней пошагово прописан порядок внесения данных в документ. Титульный лист дополнения заполняется по паспорту работника и документу о его образовании. На первом листе прописывается ФИО и подпись ответственного за оформление основной книжки сотрудника. Тут же проставляется и подпись владельца документа. Обязательно делается запись о выданном приложении в книгу учета движения трудовых книжек.

Приходно расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

Документ представляет собой журнал, который используется для внесения информации о приобретении и выдаче трудовых книжек, дополнений на предприятии. В нем указываются номера, серии бланков, сколько они стоят. Учет сумм ведется в бухгалтерии.

Отдельно должна вестись книга учета перемещения книжек и вкладышей. В ней отражаются данные о полученных на хранение документах при приеме на работу, их наличии, выдачи при увольнении. Ведением журнала занимается кадровый отдел.

Приходно-расходная книга должна удовлетворять ряду требований:

• 1. иметь плотную обложку для избегания порчи при длительном использовании и дальнейшем хранении в архиве;
• 2. все страницы до начала применения должны быть пронумерованы (на первой странице ставится цифра «1», далее каждая последующая нумеруется по порядку);
• 3. журнал обязательно прошивается и пломбируется;
• 4. в конце книги делается заверительная надпись: цифрами, затем прописью пишется количество пронумерованных, прошитых страниц.

Как прошить?

Прошивка осуществляется следующим образом:

• со стороны переплета делают 2-3 отверстия по вертикали, используя шило или дырокол;
• через отверстия протягивается нитка (капроновая, обычная), лента или канцелярский шпагат;
• концы выводят на последнюю страницу и завязывают узлом.

Правила о выдаче

Все новые бланки строгой отчетности приобретает работодатель. Они имеют порядковые номера для защиты от фальсификаций. Предприятия заключают договор со специализированной компанией на покупку партии бланков. Они обычно находятся в бухгалтерии, обязательно регистрируются в приходно-расходной книге.

Бланк выпускается утвержденной формы. Он состоит из разворотов двух видов:

• Сведения о работе (9 шт.);
• Сведения о награждениях (8 шт.).

Если в документе допущена ошибка, его считают испорченным. Приложение подлежит уничтожению. Обязательно должен составляться соответствующий акт. Нумерация записей в дополнении является продолжением к основному документу. Приложение обязательно вшивается. Не допускается использование стиплера, скотча и др. Перед тем, как вшить вкладыш, его нужно заполнить.

Количество дополненных вложений не ограничивается законом. О выдаче каждого нового бланка на титульном листе основного проставляется надпись «Выдан вкладыш» (допускается использование штампа) и указывается его номер, серия. Отметка обычно наносится справа, в верхнем углу. Отдельно от трудовой такой лист недействителен.

Срок хранения

Законодательно установлены сроки хранения трудовых и документации по их учету.

Это следующие периоды времени:

• невостребованные книжки – 75 лет;
• приходно-расходная книга по учету бланков – 5 лет;
• книга учета движения документации – 75 лет.

Заявление на получение вкладыша

Для получения данного документа составляется заявление в свободном виде. Утвержденной формы законодательно не приводится. Чтобы правильно написать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку образец можно скачать тут:

Иногда заявлений может быть два. В одном пишется просьба о предоставлении дополнения, во втором указывается способ оплаты. Последнее передается в бухгалтерию. Удержание средств с зарплатой карты не может производиться без ведома работника.

Скачать бланк вкладыша можно по ссылке: