Как правильно заполнить табель учета рабочего времени?

Табель рабочего времени – утвержденная форма, которая должна заполняться в любом частном или государственном предприятии, где трудятся наемные работники. Это документ, содержащий подробную информацию о времени начала и завершения выполнения работником своих служебных обязанностей. Табель фиксирует обеденные перерывы, отпуск, больничные листы и т. д.

Для чего необходим табель учета рабочего времени?

Форма табеля учета рабочего времени нужна для упорядочивания функционирования организации и является документом, который проверяется целым рядом служб:

• форма необходима бухгалтерии организации. В соответствии с указанными там данными экономист суммирует отработанное время и насчитывает заработную плату;
• представители налоговых органов проверяют соответствие формы и размера выдаваемой заработной платы;
• табель требуют также и работники социального страхования. Это связано с тем, что именно эта организация финансирует оплату листов нетрудоспособности;
• сотрудники инспекции по труду также интересуются формой и порядком заполнения табеля. Их задача – фиксировать соблюдение норм рабочего времени, соотношение промежутков для отдыха с рабочими временными интервалами.

Документы подлежат хранению в течение более 50 лет. Работники, трудящиеся во вредных условиях труда, контактирующие с опасными веществами, работающие в тяжелых условиях нуждаются в этих формах при начислении пенсий. График обычных, рядовых сотрудников хранится в организации не менее пяти лет.

Порядок применения табеля

Существует несколько основных разновидностей табелей:

• график отпусков – форма Т-7. График учета отпусков применяется для планирования отпуска всех сотрудников подразделения или организации. Заполнение осуществляется раз в год. План ухода сотрудников в отпуск утверждается и хранится в папке в течение года. При возникновении непредвиденных изменений делаются соответствующие отметки;
• для учета использования трудового режима и рабочего времени – форма Т-13. Электронный вариант графика. Содержит исчерпывающие сведения об обстоятельствах неявки работника на рабочее место. Здесь отмечается даже улучшение навыков по специальности, отсутствие по причине обучения, сессии учащихся, различные виды нетрудоспособности. Период заполнения может быть менее месяца. По сведениям, содержащимся в бланке, бухгалтерия начисляет на кредитную карту зарплату;
• учета использования трудового времени и расчета оплаты труда – форма Т-12. Заполнение документа преимущественно осуществляется от руки. Табель учета рабочего времени в excel используется чаще всего.

О правильном заполнении документа поговорим далее в статье.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель учета трудового времени ведется в любом учреждении сотрудником отдела кадров. Об этом свидетельствует запись в контракте и приказ о наделении соответствующей функцией работника.

Есть два варианта заполнения документа по учету рабочего графика:

• ответственный сотрудник отмечает начало и окончание трудового дня ежедневно;
• ответственный помечает только отклонения от нормы — неявка, больничный, работа сверх нормы, и т. д.

Документ предназначен для заполнения на протяжении месяца. По его окончанию табель заверяется подписью специалиста по кадрам и начальником отдела или филиала. После этого заполненная форма учета рабочего времени отправляется бухгалтерам.

Каждый сотрудник в табеле учета числится под конкретным кодом или числом. В случае выхода на пенсию, смены места работы, личный код сотрудника не передается прибывшему на его место или другому человеку на протяжении 2-3 лет.

Форма предполагает заполнение следующих граф при учете рабочего графика:

• порядковый номер;
• персональные данные;
• занимаемая должность;
• табельное число.

На каждый рабочий день выделяется 2 строки:

• одна – шифр трудового времени;
• вторая – отработка часов.

Шифры учета рабочего времени бывают буквенными или цифровыми. Они стандартные и не изменяются. Например, трудовой день зашифровывается буквой «Я» или цифрами 01, выходной или праздник шифруется буквой «В» и цифрами 26.

Скачать образец заполнения табеля учета рабочего времени для ознакомления можно по ссылке.

Нюансы заполнения

Существуют особенности ведения и заполнения табеля трудового времени. Они связаны с нерядовыми ситуациями, которые периодически возникают в любой организации. Такие ситуации связаны с внезапными болезнями, командировками, дополнительной часовой нагрузкой и т. д.

Отметки в табеле учета рабочего графика производятся на основании официальных документов:

• лист временной нетрудоспособности;
• приказ о направлении в командировку, на учебу, стажировку и т. д.;
• подписанная заявка на совместительство;
• приказ об отпуске сотрудника.

Распространенные отметки при учете рабочего графика:

• в случае неявки сотрудника на работу по неизвестной причине в строке, где проставляется шифр трудового времени, ставится — «НН» или цифра 30. Строка отработки часов остается пустой;
• если человек заболел, на период продления листка нетрудоспособности в строке, где заполняется шифр трудового времени, ставится «Б» или цифра 19, строка отработанных часов оставляется пустой;
• отпуск, который оплачивается работодателем, помечается в табеле буквами «ОТ» или цифрами 09. Строка учета отработки часов оставляется незаполненной;
• если на период отпуска выпадает праздник, его нужно отметить буквой «В» или цифрой 26. Строка отработки часов остается незаполненной;
• пропуск в случае отправления человека в командировку кодируется буквой «К» или цифрами 06. Строка отработки трудового времени остается незаполненной.

Правильное заполнение табеля учета рабочего времени – важное и ответственное занятие. Документ несет много важной информации. В случае ее искажения организация понесет существенные убытки на оплату штрафных санкций.