Каковы сроки хранения документов в организации в 2016 году?

Деятельность каждой организации сопровождается продуцированием огромных пластов документации. Однако, даже после исключения из оборота, эти бумаги могут сохранять свою актуальность. Если хранение документов рассматривается как нецелесообразное, то они уничтожаются, но только на основании законодательного регламента.

Как хранить документы в 2016?

Законом предусмотрены определенные термины, касающиеся сохранности документации. С этим рядом правил и перечней знаком каждый делопроизводитель.

В качестве основы правового поля выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации (№ 125 от 22.10.2004). Именно им следует руководствоваться во всем, что связано с хранением документов. Его неукоснительное исполнение предписывается каждой организации. Он гласит, что сохранность архивной документации является необходимой нормой (включая сведения о кадрах) на протяжении всего срока, упомянутого в федеральных нормативах. Дабы соблюсти предусмотренный законом порядок соответствующие пункты должны вноситься в акты учредительного характера.

Что изменилось в 2016 году?

Подход к хранению может быть ориентирован на постоянную и временную сохранность. Во всем, что касается личного состава, работает правило – держать в отдельном архиве до наступления срока передачи в муниципальные или федеральные хранилища.

Документы временной категории хранятся до 10 лет. Весь этот срок они должны находиться в архиве, принадлежащем организации. По истечении термина документы подлежат уничтожению.

Документы долговременной категории и те, что предназначены для постоянного хранения тоже остаются в архивах фондах организации 10 лет, но затем не уничтожаются, а передаются в центральные госархивы. Основанием для передачи является договор комплектования. Услуги хранения оказываются также коммерческими архивами за определенную плату.

Особо важные дела могут храниться в организации и по прошествии установленного срока при соблюдении надлежащих условий.

Установленная законом продолжительность хранения не подлежит сокращению, однако может быть продлена. В 2016 году работодатели получат возможность самостоятельно нормировать подобные вопросы делопроизводства.

Отсчет срока хранения документов начинается с первого дня календарного года, которые следует сразу за годом завершения. Информация может храниться на любом носителе, но это никак не повлияет на сроки, установленные законодательством.

Перечень сроков хранения документов от 2016 года

Для удобства делопроизводства создан специализированный перечень. Он представляет собой таблицу, рекомендованную Минкультом РФ (приказ № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов») и содержащую актуальные корректировки, датированные 4 февраля 2015 г.

Согласно правилам перечня, организациям предписываются следующие правила хранения:

• 75 лет: приказы, распоряжения (личный состав), тарифные ведомости, трудовые контракты и допсоглашения;
• 3 года: направления, уведомления, анкеты, заявления;
• 5 лет: дисциплинарные взыскания, командировки (краткосрочные), представления отпусков, табели и графики для нормальных условий труда;
• 75 лет: табели и графики при вредных условиях труда, а также личные карты сотрудников;
• 75 лет: невостребованные подлинники личной документации (трудовые, дипломы, аттестаты и т.д).

Есть ряд документов, которые не имеют ограничения по сроку хранения, например: коллективные договора. 

Работодателю вменяется в обязанность ежегодное проведение экспертизы документации. В ходе этой процедуры определяется статус ценных бумаг и категория хранения: временная или постоянная. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.