Как правильно заполнить транспортную накладную?

На сегодняшний день существуют различные ситуации при транспортировке тех или иных грузов. Распространены случаи, когда необходимо обратиться к компании, которая предоставляет услуги логистики. В этом случае используется специальный документ, который носит название транспортная накладная. Заполнение товарно-транспортной накладной 1-Т – это особая процедура, которая имеет свои требования, применимые относительно указанного документа.

Что такое транспортная накладная?

Транспортная накладная – это особый вид документа, который сопровождает перевозимый груз. Наиболее важные функции документа:

• подтверждение перемещения товара, ценностей или бумаг;
• основание для списания продукции или определенного товара;
• основа для уплаты налогов;
• основание для идентификации товара или услуги;
• контроль за передвижением товара или готовой продукции по территории РФ, а также за ее пределами;
• основание для уменьшения налогообложения, в частности на прибыль.

Транспортная накладная, согласно законодательству РФ, бывает нескольких видов:

• форма 1-Т;
• форма ТОРГ-12.

Форма 1-Т чаще всего используется для учета движения груза, готовой продукции или товара. Транспортная накладная ТОРГ-12 заполняется для того, чтобы удостоверить факт перемещения товаров по территории РФ, а также за ее пределами.

Когда требуется заполнение?

В обязательном порядке транспортная накладная заполняется в следующих случаях:

• купля-продажа товаров или готовой продукции;
• передача товарно-материальных ценностей от одного лица к другому;
• налоговый учет автотранспортных перевозок;
• проведение хозяйственной операции.

Транспортная накладная имеет свои нюансы заполнения.

Особенности заполнения

Согласно постановлению Госкомстата, необходимо использовать форму Т-1 для заполнения указанного документа. При оформлении бумаги указанного типа необходимо в полной мере описывать информацию о грузе и его перевозке в определенный пункт назначения.

Общие принципы и образец заполнения транспортной накладной отображены в следующем алгоритме:

• отображение полной информации, которая содержит наименование и реквизиты документа;
• сведения о грузе – наименование, сопроводительная документация в полном объеме, информация об упаковке и способе транспортировки товара или готовой продукции;
• заполнение информации о компании, которая предоставляет услуги логистики. Сюда можно отнести ФИО индивидуального предпринимателя или наименование ООО, а также код, согласно общему классификатору предприятий;
• информация о банковских реквизитах компании, которая предоставляет услуги логистики и сопровождает груз;
• описание транспортного средства, которое будет осуществлять транспортировку указанного товара или готовой продукции. Здесь должна отображаться информация о контактных данных водителя, его полное ФИО, а также контактный номер телефона для связи с ним;
• дополнительная информация, которая понадобится принимающей стороне, в частности доверенность на перевозимый груз.

Отдельным пунктом, который обязателен к заполнению, служит подпункт с расходами на транспортировку груза, НДС и т. д.

Образец заполнения формы 1-Т

Согласно последним изменениям, необходимо заполнять транспортную накладную в 4-х экземплярах:

• первый документ обязан быть составлен, согласно всем существующим правилам, с подписью водителя о приеме товара или готовой продукции. Заполнение транспортной накладной — обязательный процесс, который позволяет при нанесении ущерба взыскать материальную ответственность;
• второй документ необходим для получателя ценного груза;
• третий и четвертый образец транспортной документации находится у компании, которая предоставляет услуги логистики.

При заполнении транспортной накладной необходимо придерживаться следующего алгоритма:

• первая графа должна отображать информацию о собственнике товара или услуги;
• вторая графа заполняется, согласно информации, о получателе груза;
• заполнение полной информации о категории груза;
• полный объем информации о прилагаемых к грузу документах;
• специальные указания для водителя о том, каким образом необходимо обращаться с грузом и правила его транспортировки;
• информация о приеме груза – о дате и времени доставки, а также фактический адрес поставки;
• сведения о перевозчике – категория и реквизиты юридического лица;
• данные о транспортном средстве, которое совершает транспортировку – государственные номера, марка и цвет модели;
• дата и время заполнения транспортной накладной, а также подписи сторон.

Образец заполнения транспортной накладной возможно скачать по ссылке.

Последствия отсутствия накладной

Отсутствие транспортной накладной или неправильное ее заполнение грозит:

• взысканием пени налоговым органом;
• применением штрафных санкций к водителям, а также руководителям компании, которая занимается транспортировкой грузов.

Штрафные санкции за неправильное заполнение документации или ее отсутствие составляют полторы тысячи рублей для водителей и до 15 тыс. руб. для должностных лиц.

Резюмируя вышесказанное, стоит отметить, что транспортная накладная не является обязательным документом первичного бухгалтерского учета, но фактически подтверждает факт доставки товаров или готовой продукции из одной точки в другую. Для того чтобы облегчить заполнение указанного типа документа, необходимо воспользоваться любым электронным приложением, в котором есть необходимые образцы накладной. Каждый номер транспортной накладной является уникальным и присваивается индивидуально каждому пользователю. При помощи данной комбинации цифр возможно отследить перемещение товара по всей территории страны, в том числе и на международную доставку.